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총무업무의 표준을 정교하게 정리해 '되돌림이 없는 운영'을 만드는 것입니다.
기준을 세우는 힘입니다.
조율과 커뮤니케이션 역량입니다.
총무는 본사와 현장, 부서와 부서, 회사와 외부업체를 잇는 허브입니다.
저는 과거에 기준을 너무 정교하게 만들려다 실행이 늦어진 적이 있습니다.
초기 기준은 필수 항목만 남겨 최소화합니다.
총무는 티나지 않아야 잘하는 직무입니다.
제약점은 초기에 기준을 지나치게 정교하게 만들고 싶어하는 성향입니다.
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총무비서실 총무담당자로서 가장 중요한 역할은 무엇이며, 본인은 어떤 방식으로 그 역할을 수행하겠습니까
총무 직무에서 현장 대응력이 중요한 이유를 설명하고, 갑작스러운 이슈를 해결한 경험을 말해주세요
본인의 약점을 총무업무 관점에서 하나 말하고, 이를 보완하기 위해 어떤 루틴과도구를 적용하고 있는지 설명해주세요
눈에 띄는 성과는 영업과 생산이 만들지만, 그 성과가 끊기지 않게 받쳐주는 것은 전기와 소방, 출입과 보안, 자산과 구매, 복리후생과 대외 대응 같은 기본 운영입니다.
한국석유공업에 끌린 이유는 '현장 중심의 제조업'이 가진 특성과 '정교한 운영'의 중요성이 맞물려 있기 때문입니다.
총무업무의 표준을 정교하게 정리해 '되돌림이 없는 운영'을 만드는 것입니다.
장기적으로는 안전과 환경, 보안과 컴플라 이언스까지 연결된 '운영 리스크 관리' 영역으로 확장해, 총무가 회사의 기초체력을 만드는 핵심부서라는 것을 성과로 증명하겠습니다.
총무는 예외가 많기 때문에 사람의 판단만으로 운영하면 흔들립니다.
조율과 커뮤니케이션 역량입니다.
예를 들어 운영성 업무를 맡았을 때 반복되는 문의와 누락이 많았는데, 원인은 사람이 아니라 '필수 항목정의가 없기 때문'이었습니다.
이 습관은 총무비서실 업무에서 즉시 효과를 낼 수 있는 실무 역량이라고 생각합니다.
많은 사람이 꼼꼼함은 느림이라고 생각하지만, 총무업무에서는 반대로 작동합니다.
총무의 지연은 대부분 되돌림에서 생깁니다.
발주 단계에서 필수 항목을 체크하도 록 간단한 폼을 만들고, 업체에 요청할 서류목록을 한 번에 전달하는 템플릿을 만들었습니다.
예를 들어 행사 운영에서 일정이 겹칠 때, 저는 단순히 먼저 요청한 순서가 아니라 대외 리스크와 고정일정 여부, 변경 가능 여부를 기준으로 조정해 실행을 안정화시켰습니다.
저는 과거에 기준을 너무 정교하게 만들려다 실행이 늦어진 적이 있습니다.
초기 기준은 필수 항목만 남겨 최소화합니다.
즉, 완벽을 목표로 하지 않고, 실행 가능한 최소 기준을 빠르게 만들고 현장 피드백으로 개선하는 방식으로 바꿨습니다.
먼저 업무 흐름을 접수, 검토, 승인, 실행, 정산, 기록으로 분해해 단계별 필수 항목을 고정하겠습니다.
그 과정에서 동일 품목을 부서마다 다른 단가로 구매하거나, 급하게 구매하느라 단가가 올라가는 구조가 발견되기도 했습니다.
버전 관리를 엄격히 합니다.가장 흔한 실수는 최신 일정이 아닌 이전 버전을 기준으로 준비하는 것입니다.
그래서 저는 단일 소스 원칙을 적용해 일정 정보가 한 곳에서만 업데이트되게 만들고, 변경 이력과 확정 시점을 표시하겠 습니다.만약 문제가 발생하면, 저는 변명보다 수습을 우선합니다. 고객 또는 외부 참석자 경험을 먼저 보호하고, 현장에서 동선을 단순화하며 대체 안을 즉시 실행하겠습니다.
최신 문서가 무엇인지 모르면 실수는 반드시 생깁니다.
결과적으로 큰 불만 없이 행사가 마무리됐고, 사후에는 변경 원인을 유형화해 다음부터는 어느 지점에서 병목이 생기는 지 체크 항목으로 남겼습니다. |
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2026.01.03
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