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부서마다 파일 분류 방식이 달라기록이 흩어져 있을 때, 어떤 방식으로 표준을 만들겠습니까
해양과학관의 지역사회 역할을 기록물 관리 관점에서 어떻게 확장하겠습니까
기록은 과거를 보관하는 일이 아니라, 조직의 신뢰를 유지하는 운영기술입니다.
기록물 관리는 그 답의 기반을 만드는 일입니다.
저는 해양과학관에서 기록물 관리 신입으로서 가장 먼저, 기관의 기록을 "업무 흐름"에 붙여놓겠습니다.
이를 위해 기록관리 기준표와 분류체계를 기관 업무에 맞게 설계하고, 전자기록의 메타데이터와 권한을 정비해 '검색 가능하고 설명 가능한 기록'을 만들겠습니다.
저는 해양과학관 기록물 관리에서도 같은 접근을 하겠습니다.
기록은 각 부서가 만들고, 기록관리 담당자는 그 기록이 흩어지지 않게 표준을 제공하고 협업을 설계해야 합니다.
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충북 청주에 새롭게 설립되는 해양과학관에 지원하게 된 동기와, 이 기관이 지역사회에 어떤 의미를 가질 수 있다고 생각하는지 작성해 주십시오.
해양과학관의 지역사회 역할을 기록물 관리 관점에서 어떻게 확장하겠습니까
예산이 왜 이렇게 쓰였는지, 어떤 기준으로 협력사를 선정했는지, 어떤 안전기준으로 시설을 운영하는지, 교육 프로그램을 어떤 근거로 설계했는지, 민원은 어떻게 처리했는지.
기록물 관리는 그 답의 기반을 만드는 일입니다.
그 복원의 출발점이 기록입니다.
교육기관으로서의 신뢰입니다.
전시기획과 예산집행, 협력사업 선정, 지역사회의견 수렴이 투명하게 기록되고 공개 가능한 형태로 관리된다면, 해양과학관은 단순한 시설이 아니라 지역의 신뢰인프라가 됩니다.
지역 정체성의 축적입니다.
저는 해양과학관에서 기록물 관리 신입으로서 가장 먼저, 기관의 기록을 "업무 흐름"에 붙여놓겠습니다.
사실 확정, 영향 범위 산정, 임시조치, 근본 조치, 재발방지입니다.
그런데 중간 점검 시점에 특정 승인 문서의 최신 본을 즉시 제출해야 하는 상황이 생겼고, 담당자 교체까지 겹치며 "어떤 파일이 최종 본인 지"를 누구도 확신하지 못하는 상태가 되었습니다.
제출이 지연되면 사업 신뢰가 흔들리고, 잘못된 문서를 제출하면 더 큰 사고로 이어질 수 있는 상황이었습니다.
임시조치는 제출 지연을 막는 것이었습니다.
저는 최종 결재시스템에서 결재이력을 확인해 문서의 '공식' 버전을 기준으로 삼고, 그 문서를 근거로 제출본을 확정했습니다.
저는 즉시 문서관리 규칙을 제안했습니다.
파일 명 규칙, 버전 관리 방식, 최종 본 기준, 협업 폴더 권한, 문서 등록 책임자를 정했습니다.
핵심은 "누가 봐도 최종본을 알 수 있게"만드는 것이었습니다.
업무 특성상 과거 자료를 빠르게 검색 가능하게 만드는 것이 목표였지만, 모든 문서를 한꺼번에 디지털화하거나 완벽히 정리할 여력은 없었습니다.
검색 수요가 높은 것부터, 법적 리스크가 큰 것부터, 재사용 가치가 높은 것부터입니다.
사람들이 가장 자주 찾는 문서는 무엇인지, 분쟁이나 문의가 생겼을 때 반드시 필요한 근거는 무엇인지, 업무 인수인계에서 핵심이 되는 문서는 무엇인지 목록화했습니다.
과거에 여러 팀이 함께 자료를 관리해야 하는 상황에서, 각 팀이 자신에게 익숙한 방식으로 폴더를 만들고 파일명을 붙이면서 자료가 분산된 적이 있습니다.
어떤 팀은 운영 속도가 느려질까 불안했고, 어떤 팀은 자료가 공개될까 불안했으며, 어떤 팀은 추가 업무가 늘까 불안했습니다.
공개가 불안한 팀에는 접근권한을 단계로 나누고, 필요한 범위에서만 공유되게 설계했습니다.
저는 갈등을 피하지 않고, 공통목표를 합의하고, 불안을 낮추는 방식으로 표준과 권한, 템플릿을 설계해 협업을 성과로 연결하겠습니다.
우선순위는 1업무분류 체계와 기록관리 기준표 초안 마련, 2전자기록 생산과 등록절차 고정, 3권 한과 보안등급 설정, 4핵심 기록의 이관과 보존체계 구축, 5교육과 점검 루틴입니다.
동시에 관련 부서와 법무, 정보 공개 담당과 협의해 판단 근거를 기록으로 남기겠습니다.
생산 단계에서 등록이 안 된 것인지, 등록은 되었으나 분류가 잘못된 것인지, 이 관 절차에서 목록 대조가 누락된 것인지 확인합니다.
누락은 실수로 끝나지 않고 신뢰비용이 되므로, 저는 원인과 절차를 기록으로 남겨 반복을 끊겠습니다. |
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2025.12.22
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