21C의 전자 사무실

미래 경영에서의의 재택근무와 전자 사무실의 활용

1. 전자비서의 이용
일반적으로 기업에서 비서의 역할은 전화를 받고, 손님이 오면 차나 커피를 대접하며, 스케줄을 챙기고, 식당이나 호텔, 비행기편을 예약하는 등의 매우 단순한 업무를 수행하는 것처럼 보인다. 실제로 사장전용 엘리베이터를 조작하는 일만 수행하는 비서도 있다. 비서라는 직업은 미모만 중요할 뿐 두뇌활동이 별로 필요 없는 단순 노동만을 하는 것으로 여겨진다. 그러나 NTT의 차세대 휴먼 인터페이스 소위원회는 비서의 업무에 대해 다음과 같이 기술하고 있다
①전화의 응대, 전화연락의 대행
②찾아온 손님에 대한 대접
③긴급한 연락을 해야 할 사람을 찾는 일
④스케줄 관리
⑤입수한 자료의 분류, 색인 작성, 보관
⑥면담, 면회자의 명함 관리, 워드프로세싱 및 데이터 베이스화
⑦사내, 사외의 자료 또는 발표자료의 작성
⑧결혼, 장례등에 대한 대응 조치
⑨상사를 대신하여 연락 문서 작성/배포
출장/외근시의 탑승권 입수, 스케줄조절, 대금 정산
접대할 식당 및 음식점 찾기/예약
가끔 상사의 말 상대가 되어 주고 골프를 치는 일
이러한 역할을 보면, 일반적인 인식과는 달리 비서는 사장뿐만 아니라 다른 직원들에게도 많은 도움을 줄 수 있으며, 그 업무는 상당히 전문적이고 오랜 경험과 지식을 필요로 한다는 것을 알 수 있다.
현재 기업에서 비서의 도움을 받을 수 있는 사람은 높은 직위에 있는 임원들에 한정되어 있고, 일반 직원들은 비서의 도움을 전혀 받지 못하고 있다. 그러나 NTT의 차세대 휴먼 인터페이스 소위원회는, 미래의 사무실 에서는 현재 비서들이 수행하는 기능의 일부를 전자비서라고 불리는 시스템이 대신하게 될 것이라고 보고 있다. 그렇게만 된다면 일반 직원들도 비서의 도움을 받을수 있게 될 것이다.

2. 서류 없는 사무실
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